Cómo administrar a fondo tus finanzas y tu dinero

Cuando empiezas a pensar en dinero, el punto clave para empezar es la organización. Es importante poner sus finanzas en orden para que pueda tomar decisiones informadas sobre sus próximos pasos financieros.

Durante años, intenté todo lo que pude para poner mi dinero en orden. Me refiero a realizar un seguimiento de todas mis cuentas, extractos en papel, documentos de seguro, facturas, testamentos, declaraciones de impuestos antiguas, documentos comerciales y más. Parece que cada año aumenta la cantidad de “cosas” que necesito conservar. Como resultado, me he convertido en un experto en organizaciones financieras.

Hoy te voy a mostrar cómo organizo mi vida financiera para que tú también puedas hacerlo. Lo dividiré en tres partes:

1. Mantenga sus cuentas financieras organizadas
2. Realice un seguimiento de sus documentos en tiempo real (como facturas)
3. Organiza las cosas que debes conservar

Empecemos.

Mantenga sus cuentas financieras organizadas

El primer paso para poner en orden su vida financiera es simplemente enumerar sus cuentas financieras. Hay tres formas de hacer esto: el método simple de hoja de cálculo o lista, el método de software y el método en línea.

Al empezar, debes considerar un presupuesto que se adapte a tu personalidad. Esto significa utilizar las herramientas que mejor se adapten a su personalidad (por ejemplo, técnicas o no técnicas).

Pero antes de comenzar, haz una lista de lo que tienes. Para cuentas que tienen valor monetario, debe considerar todo lo siguiente. Esa es la clave: estas cuentas valen dinero, no seguros u otras “cosas” financieras.

bancario

• examinar
• ahorros
• certificado de deposito
• mercado de dinero

deuda

• tarjeta de crédito
• préstamo de coche
• hipoteca
• préstamo personal
• préstamos estudiantiles

invertir

• Corretaje
• Préstamos entre pares

retirarse

• 401k
• 403b
• fósforo total
• cuenta de jubilación individual

Una vez que tenga todas estas cuentas enumeradas, es hora de organizarlas para que siempre conozca su saldo y cualquier transacción que haya ocurrido. Tres métodos son muy simples:

Método de hoja de cálculo o lista

Esta es la forma tradicional de realizar un seguimiento de todo. Básicamente, mantiene una hoja de cálculo o una lista de todas sus cuentas y la actualiza manualmente cada mes cuando paga sus facturas.

Este método requiere más trabajo que cualquier otro y es difícil obtener datos en tiempo real a menos que se conecte y verifique su cuenta. La mayoría de las personas que utilizan este método dependen de extractos en papel y los concilian cuando llegan.

Una de las mejores hojas de cálculo que he encontrado es My Financial Life on One Page (FLOP). La descarga es gratuita, así que compruébalo.

enfoque de software

Esta ha sido la piedra angular de las organizaciones financieras durante los últimos 10 años: utilizar software para realizar un seguimiento de todas sus cuentas. El software más popular es Quicken, que yo uso (pero no la versión para Mac de Quicken).

Sin embargo, existen otras opciones, como iBank (para Mac).

La ventaja de este enfoque de software es que puede actualizar todas sus cuentas automáticamente, por lo que ahorra mucho trabajo manual. Primero, toma la lista de cuentas (que creó anteriormente) y las ingresa en el software. A continuación, lo conecta al servicio en línea utilizando su nombre y contraseña en línea. En el futuro, puede utilizar software como Quicken para descargar automáticamente transacciones recientes y actualizar el saldo de su cuenta. Finalmente, estas herramientas de software tienen más informes y herramientas para ayudarlo a monitorear su dinero más fácilmente que usar una hoja de cálculo básica.

Relacionado:Las aplicaciones de dinero y presupuestos más populares

método en línea

Los servicios en línea que le ayudan a realizar un seguimiento de sus cuentas se han vuelto más populares en los últimos cinco años. Consulte nuestra lista de las mejores alternativas de Quicken.

Estos servicios funcionan de manera similar a Quicken, excepto que están en línea y son¡Gratis!Una vez que agregue su cuenta, estos servicios actualizarán su saldo y le harán sugerencias sobre cómo ahorrar; así es como ganan dinero (a través de sus servicios y anuncios).

Lleve un registro de sus facturas y otros documentos

Bien, ahora que tienes todos los saldos de tus cuentas en un solo lugar, ¿qué haces exactamente con todos los correos electrónicos financieros que recibes? ¿Sabe usted acerca de facturas, estados de cuenta médicos, etc.? Con algunos tienes que lidiar ahora y con otros simplemente debes enviarlos más tarde.

Se trata de tener un sistema. Para nuestra familia, el sistema es bastante simple: tenemos una bandeja de entrada en nuestro escritorio que limpiamos los viernes por la noche después de que el bebé se acuesta.

Así es como se ve el nuestro:

El objetivo es asegurarse de limpiar su bandeja de entrada todas las semanas. tú Se deben tomar medidas sobre estos documentos.

A veces la acción es tan simple como pagar la factura. Prefiero usar BillPay en línea para enviar todos los pagos, por lo que generalmente tenemos Quicken y el sitio web de nuestro banco abiertos en nuestra computadora cuando pagamos nuestras facturas.

Una vez que limpiamos nuestra bandeja de entrada, archivamos el informe y lo tiramos a la basura. Ahora también escaneamos todos los documentos digitalmente para evitar guardar contenido innecesario.

Pero ¿cómo presentamos el informe?

Gestiona tus documentos financieros

Esta es la parte final de la ecuación de la organización financiera: administrar sus documentos financieros. En el transcurso de un año, se crean tantos documentos que es importante mantenerse organizado. Por lo general, tendrá: estados de cuenta mensuales para cada cuenta mencionada anteriormente, facturas mensuales para cada servicio público que posee, copias de declaraciones de impuestos, estados de cuenta de seguros, etc.

Algunos de estos elementos los puedes tirar en un corto periodo de tiempo. La mayoría de los billetes se pueden tirar a la basura después de un año. Sin embargo, algunos artículos requieren un almacenamiento prolongado. Por ejemplo, el IRS recomienda que conserve sus declaraciones de impuestos durante al menos tres años, pero tiene sentido conservarlas de forma permanente.

Para simplificar las cosas, uso el sistema de archivos principal:

Como puede ver, el sistema proporciona pestañas para todas las categorías principales que necesitará conservar, junto con orientación sobre qué debe ir y dónde, así como un índice de búsqueda rápida en el frente.

Dentro de cada pestaña, crea una carpeta manila para cada cuenta individual. Por ejemplo, en una de las primeras pestañas de “Coches” puede ver una carpeta Manila de uno de nuestros coches: el Honda Civic. Dentro de cada pestaña, puede guardar copias de su registro, seguro y cualquier registro de servicio. De esta manera, todo lo que necesita para revender o canjear se puede archivar en un solo lugar.

Lo mismo ocurre con los bancos, los documentos de inversión e incluso los recibos de pago de “empleo” (que puedes ver justo en el centro de la imagen).

Luego me acostumbré a revisarlo una vez al año en enero y retirar los elementos viejos que ya no necesitaba. Esta es la mejor manera que he encontrado para mantener mis finanzas en orden.

¿Qué sistemas y herramientas utiliza para mantener sus finanzas organizadas?