Tradicionalmente, la reconciliación se ha visto como una función de backend, pero la tecnología moderna lo convierte en una prioridad. Los datos automatizados en tiempo real y las soluciones de financiamiento integrado están transformando la gestión del flujo de efectivo, reduciendo el riesgo y la eficiencia operativa, lo que permite a las empresas adoptar un enfoque más estratégico para mantener sus libros.
El director de productos de Qualpay, Penny Townsend, explora el panorama evolutivo de la reconciliación durante el podcast de Payments’sbournal. Ella habla con Don Apgar, directora de práctica de pago en Javelin Strategy and Research Merchant, sobre el uso de asentamientos para aumentar las ganancias y el impacto de la IA en el futuro.
Una transformación tecnológica
Hace veinte años, la reconciliación era un proceso simple, incluso somnoliento. Un contador o contador verificará la cuenta bancaria de la empresa y entrará en la próxima oficina para preguntar cuántas ventas se completaron ese día. El software temprano como QuickBooks o Quicken ayudó a simplificar el proceso, pero la responsabilidad cayó casi por completo en una persona.
Avance rápido 20 años y todo ha cambiado. Los avances en la tecnología han mejorado enormemente el flujo de información. Alinear la gestión de efectivo con las ventas se ha convertido en una tarea urgente. Ahora, los comerciantes tienen un mayor control, no solo excede la distribución oportuna de productos y servicios, sino que también exceden los ingresos de estas ventas. Además, como los pagos se aceptan de diferentes maneras (billeteras digitales, criptomonedas, ACHS, tarjetas de crédito), es necesario poder manejar varios métodos de transacción.
Como resultado, el procesamiento de pagos y la liquidación se han convertido en prioridades estratégicas.
“Como industria, hacemos un gran trabajo al permitir que los comerciantes acepten fácilmente los pagos, los integren en software e integren los flujos de trabajo”, dijo Apgar. “Sin embargo, en la mayoría de los casos, todavía emitimos una declaración de transacciones de tarjetas y las entregamos a los comerciantes, conciliándolos en una declaración de nota emitida en el correo electrónico.
Trae flexibilidad a las declaraciones
Muchas de estas declaraciones todavía son solo documentos con los que el comerciante no puede hacer clic o interactuar. Aunque algunos proveedores de servicios han reemplazado las declaraciones en papel con portales en línea, la declaración en sí suele ser más que un glorioso PDF.
Ver información en línea no permite a los comerciantes ver su verdadera ventaja en el papel. El desafío es la necesidad de conciliar la cuenta comercial, la cuenta bancaria y los registros internos del comerciante.
“El comerciante tiene que iniciar sesión en cada portal diferente para ver una vista de 360 grados”, dijo Townsend. “Pero cada vez que saltas entre los sistemas, los datos se pierden. Una pequeña porción que coincide con la transacción puede desaparecer en algún lugar de la línea. Para cuando miras el contenido bancario, dices:” Oh, Dios mío, ¿qué está pasando? “
Más dinero, más preguntas
Los comerciantes no solo tienen que verificar que los fondos ingresen a la cuenta correcta, sino que también tienen que cobrarles las tarifas correctas y cómo deducir esas tarifas de la venta. Todo tiene que estar equilibrado y, a medida que el negocio crece, el proceso se vuelve más complejo.
Algunos proveedores ofrecen precios completos de bebidas buffet, que cobra un 3,5% para que el acuerdo sea sencillo. Los precios de las tarifas planas son casi como cobrar a los comerciantes una prima por simplicidad, pero esto solo se aplica a las empresas más pequeñas.
Las empresas más grandes deben centrarse en minimizar los costos y garantizar que obtengan el efectivo correcto en el momento adecuado. El proceso de reconciliación no solo verifica lo que sucedió, sino que también determina lo que no se ha hecho.
“En organizaciones anteriores, cuando hicimos asentamientos, lo ofrecimos al paquete de contabilidad que teníamos”, dijo Townsend. “Entonces todo lo que teníamos que hacer era mirar excepciones. Solíamos que un contador pasara un día entero haciendo acuerdos, pero lo reducimos a este contador y solo miramos excepciones”.
Cuando un comerciante alcanza este nivel de eficiencia, puede tener efectos monetarios materiales. Aunque se centran principalmente en las tarifas y los costos de la transacción de pago, también incurren en gastos blandos, como la nómina indirecta y el tiempo de los empleados. Aquí es donde el proceso de reconciliación puede marcar la diferencia.
“El problema con los empresarios que los traen a la mesa suelen ser,” ¿cuánto cuesta? “, Dijo Townsend. “Deberían preguntar:” ¿Cómo puedo mejorar mi trabajo? “” ¿Cómo puedo proporcionar tipos de pago actualizados? “Es la idea de cómo las personas piensan en ello, haciendo que los pagos sean más estratégicos que las operaciones”.
Procesar datos de IA
Los datos de otras fuentes agregan complejidad al proceso de reconciliación, pero también crean oportunidades, especialmente con la integración de la inteligencia artificial. Como resultado, existe una mayor flexibilidad en la conexión de datos de ventas a depósitos bancarios. A través de la transferencia de información automática, los comerciantes pueden actuar sobre datos en tiempo real en lugar de depender del procesamiento por lotes de fin de mes.
La IA realizará el procesamiento de pagos en la parte delantera y la conciliación en la parte trasera. Proporcionará una forma más rápida de analizar las diferencias y determinar los desajustes. Las empresas como los restaurantes, junto con el flujo de efectivo rápido, podrán consumir datos, igualarlos con ventas, cargar tarifas y etiquetar rápidamente las excepciones.
El mayor desafío para los comerciantes será encontrar un procesador o adquirente que proporcione los datos necesarios y tenga un proceso de back -end que lo respalde.
“Me siento honrado de ser parte de una empresa pensando en estas cosas todos los días y en cómo podemos mejorar para los empresarios”, dijo Townsend. “Cuando se hace bien, el acuerdo puede cambiar el negocio. No solo puede centrarse en el efectivo, sino que puede centrarse en los pronósticos de efectivo. Siempre es una buena idea descubrir qué no funciona, y en realidad lo que funciona siempre es una buena idea en el negocio”.
