Cómo crear un plan de mantenimiento sólido antes de que los inquilinos se muden

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Este artículo está escrito por alquiler reddy.

Cuando comencé a administrar mis propiedades de alquiler, las solicitudes de mantenimiento ocupaban una semana entera de mi tiempo. El inquilino llamará, enviará un mensaje de texto o un correo electrónico preguntando sobre algo existir rotolo dejaré todo y luchar por Encuentre los proveedores adecuados, realice un seguimiento de las actualizaciones y realice un seguimiento de los recibos contables.

Esta lucha era insostenible y me di cuenta de que si iba a seguir autogestionando mis propiedades de alquiler, necesitaba un sistema mejor.

Crear un procedimiento operativo estándar (SOP) para manejar las solicitudes de mantenimiento es una de las formas más fáciles de optimizar la administración y el mantenimiento de la propiedad. llevar adivinar fuera de Emergencia. El procedimiento operativo estándar es simplemente Un documento paso a paso que describe cómo debe proceder un proceso específico. Finalizar. Un SOP es una lista de verificación repetible que cualquier miembro de su equipo (incluso un asistente virtual) puede seguir para que todo funcione sin problemas y evitar una mentalidad caótica.

Si no hay un SOP de mantenimiento claro, pequeño Los problemas pueden convertirse en grandes problemas. Las solicitudes pueden perderse en su bandeja de entrada, los proveedores pueden olvidarse de enviar las facturas y las reparaciones pueden prolongarse más de lo debido.

este puede ser un problema, No sólo para usted y su horario, sino también para sus inquilinos además. Los inquilinos pueden sentir como ellos existir ignorado Por retrasos en el mantenimiento. este Puede resultar en más quejas y potencialmente una mayor rotación.

La falta de POE puede ser problemática para usted y sus finanzas. Sin una documentación clara, resulta más difícil realizar un seguimiento de los gastos, pronosticar presupuestos o demostrar el historial de reparaciones a efectos de seguros o impuestos. El resultado es mucho estrés e ineficiencia innecesarios. se puede evitar A través de un proceso simple y repetible.

Por qué necesitas mantener el SOP

1. Consistencia

Cuando cada solicitud sigue el mismo proceso, no se pierde nada. Cada vez que lo reparen, sabrá exactamente qué está pasando, ya sea un grifo que gotea o una caldera rota.

2. Ahorra tiempo

Los SOP eliminan la duplicación de decisiones. No perderá tiempo pensando qué hacer a continuación porque ya cuenta con un proceso implementado para cualquier solicitud. este volverse particularmente valioso cuando tú Empezar a agregar más unidades o reclutamiento ayuda.

3. Mejor experiencia para el inquilino

Los inquilinos notarán cuando usted responda rápidamente y mantenga su información actualizada. Un sistema de mantenimiento claro lo hace lucir profesional, genera confianza y fomenta la renovación del contrato de arrendamiento.

POE de mantenimiento paso a paso

RentRedi simplifica el proceso de solicitud de mantenimiento de los inquilinos, ya que todo, desde los inquilinos que informan un problema hasta cerrar el problema después de la solución, se puede manejar directamente desde la aplicación. Utilice esto como plantilla o guía para crear su propio POE para su propiedad de alquiler.

1. Solicitud del remitente arrendatario

Todo comienza cuando tu inquilino envía una solicitud de mantenimiento a través de la aplicación RentRedi.

Acciones del inquilino:

1. Abra la aplicación RentRedi y seleccione solicitud de mantenimiento
2. Sube una foto o video de tu pregunta
3. Describa el problema (ubicación, detalles, urgencia)
4. Enviar una solicitud

Acciones automáticas del sistema:

1. La solicitud aparece en su Mantener el tablero En Reddy Renta.
2. Recibirás notificaciones instantáneas por correo electrónico o aplicación push.

Este sistema elimina la comunicación de ida y vuelta que a menudo ocurre a través de mensajes de texto o correo electrónico y registra todo en un solo lugar.

2. Revisión y clasificación preliminar

Una vez que reciba una solicitud, revísela detenidamente. Decide qué tan urgente es el asunto. y que tipo reparado se necesita. Pedir a los inquilinos que envíen fotos y brinden más detalles como opciones en su portal puede ayudarlo aún más para Diagnosticar problemas y saber a quién llamar.

Mi encargado de mantenimiento siempre quiere saber qué herramientas y materiales necesita llevar. Ayuda tener toda esta información. reducir Haciendo preguntas de ida y vuelta.

paso:

1. Navegar a mantener > nueva solicitud y compromiso abierto.
2. Ver las notas y archivos adjuntos del inquilino.
3. Asignar prioridad:
   • Emergencia: Fuga de agua, falta de calefacción, cerradura de puerta exterior dañada (respuesta inmediata)
   • Alto: Afecta a la habitabilidad, pero no constituye una emergencia (dentro de las 24 horas)
   • convencional: Problemas menores (dentro de tres a cinco días hábiles)
4. Agregue una nota interna (por ejemplo, “El inquilino informó una fuga cerca del calentador de agua. La foto muestra un ligero goteo”).

Registrar las solicitudes de mantenimiento de la manera correcta garantiza la emergencia siendo procesado Es rápido y las tareas menos urgentes no se pierden en la confusión.

3. Asignar proveedor o tecnología de mantenimiento

Una vez que haya revisado la solicitud, es hora de enviarla a la persona adecuada. RentRedi para ti Opciones de tarea sus propios proveedores o usar Su servicio integral 24 horas al día, 7 días a la semana.

paso:

1. Hacer clic proveedor designadoy luego seleccione de su lista guardada de proveedores.
2. Además, puede aprovechar el programa de mantenimiento de servicio completo de RentRedi para encontrar proveedores y servicios de reparación.
3. Agregue detalles de acceso (por ejemplo, “Ingrese mediante código de garaje” o “Los inquilinos regresan a casa después de las 5 p. m.”).
4. Verifique que el proveedor haya recibido la solicitud y todos los archivos adjuntos.
5. Enviar mensajes a los inquilinos usando charla de mantenimiento Confirmar recibo y compartir Próximo Pasos como: “Sarah, gracias por informarnos de esto. Hemos revisado tu solicitud y hemos arreglado que nos comunicaremos con el proveedor mañana por la tarde”.

4. Seguimiento progreso

solicitar ahora Sí Asignación, tu trabajo es Cerciorarse Se mantiene en el camino correcto.

paso:

1. Los proveedores pueden marcar los trabajos como en curso, esperando piezaso completamente.
2. de Mantener el tableroFiltrar por existir progreso Ver todas las posiciones abiertas.
3. Si no hay ninguna actualización después de 48 horas, haga un seguimiento. Para temas de alta prioridad.
4. Utilice el chat en la aplicación para enviar actualizaciones de progreso a los inquilinos.

este Mantenga a todos informados y evite llamadas telefónicas innecesarias.

5. Finalización y verificación

mientras trabaja finalizado, verificar pregunta realmente resuelto antes de cerrarlo.

paso:

1. El proveedor marca la solicitud como completamente.
2. Subida de proveedores antes y después foto, y cualquier factura o recibo.
3. Verifique la imagen y confirme la finalización.
4. Descripción de la actualización (por ejemplo, “ABC Plumbing reparó la fuga y reemplazó la válvula el 21 de octubre de 2025”).
5. El inquilino recibirá una notificación para confirmar su satisfacción o volver a enviar la solicitud si es necesario.

6. Mantenimiento de registros y gestión de gastos

Un buen mantenimiento de registros puede protegerlo durante la temporada de impuestos y ayudarlo a realizar un seguimiento del desempeño de su propiedad. Mantener registros de gastos de mantenimiento limpios y precisos es como importante Como hacer el trabajo. Sin una contabilidad organizada, es fácil olvidarse de los costos de reparación, pagar de más a los proveedores o perder valiosas deducciones fiscales.

Un seguimiento adecuado puede ayudarle a comprender patrones, como qué propiedades cuestan más mantener o qué sistemas deben reemplazarse antes, y puede brindarle una imagen clara del desempeño de su cartera. También lo protege durante la temporada de impuestos o una auditoría porque tendrá documentación de cada gasto relacionado con una propiedad específica.

paso:

1. Adjunte una factura o recibo directamente a la solicitud.
2. Asignar categorías de gastos (por ejemplo, Plomería, climatización, eléctrico).
3. El costo de verificación aparece en característica > gasto.
4. Exporte datos para su software de contabilidad.

Organizar estos gastos en RentRedi puede ahorrar tiempo en el trabajo de contabilidad más adelante.

7. Cerrar y archivar

Una vez que todo esté verificado, cierre la solicitud y muévala al archivo completo.

paso:

1. solicitud de etiqueta cierre.
2. moverlo a Solicitud completada Se utiliza para seguimiento histórico.
3. Vea cualquier análisis de mantenimiento para obtener tiempos de respuesta promedio, problemas recurrentes y tendencias de costos.

Estos datos pueden ayudarle a detectar problemas recurrentes antes de que se conviertan en reparaciones importantes.

8. Seguimiento y prevención

Finalmente, utilice lo que aprenda de solicitudes anteriores para planificar el mantenimiento preventivo.

paso:

1. Programe inspecciones anuales o estacionales.
2. Agregue recordatorios recurrentes en la herramienta de calendario de RentRedi.
3. Mantenga su lista de proveedores preferidos actualizado Se utiliza para asignar tareas rápidamente.

pensamientos finales

trabajo preventivo Casi siempre es más barato que una reparación de emergencia y tenerlo integrado en su POE garantiza que nunca pase desapercibido. Reemplazar un filtro HVAC de $75 puede evitar un reemplazo del sistema de $5,000. La limpieza regular de las canaletas puede evitar que se produzcan goteras en el techo y problemas en los cimientos.

Además de ahorrar dinero, el mantenimiento proactivo puede proteger el valor de su propiedad y hacer más felices a los inquilinos porque los problemas se resuelven antes de que se den cuenta. Cuando incorpora tareas preventivas en su SOP, protege su inversión y crea operaciones más fluidas y predecibles.

Si alguna vez se ha sentido abrumado al gestionar el mantenimiento de varias unidades, este proceso lo cambia todo. Tener un SOP te obliga a pensar en cada paso para no tener que reinventar la rueda cada vez que algo sale mal.

Ya sea que administre una propiedad o 50 propiedades, alquiler reddy Las herramientas de mantenimiento le brindan una estructura que responde más rápidamente, la mantiene organizada y mantiene contentos a sus inquilinos.