Tres puntos ciegos que impiden a los líderes financieros modernizar la RA

Por Joel Campbell, director financiero de TreviPay

En la mayoría de las organizaciones, las cuentas por cobrar (A/R) cumplen una función importante pero incomprendida. Los equipos de finanzas saben que esto es importante para el flujo de caja, pero a menudo lo ven como un trabajo administrativo rutinario. Por industria Investigaciónel 85% de las empresas todavía dependen en parte de operaciones manuales de cuentas por cobrar. La persistencia de este proceso manual refleja un error común: la A/R puede mantener las luces encendidas pero no impulsa objetivos estratégicos.

Esta es una forma de pensar costosa y peligrosa para los directores financieros. Cuando las funciones de cuentas por cobrar no son fluidas y automatizadas, los equipos financieros no pueden generar confianza, optimizar los pedidos para cobrar o crear resiliencia competitiva. Crea fricciones en cada etapa de la relación comprador-proveedor: facturas mal formateadas, rutas de pago confusas, cuentas por cobrar pendientes con días prolongados (DSO). Al mismo tiempo, el capital de trabajo está vinculado a cuentas por cobrar que podrían haber financiado el crecimiento.

En mi experiencia, hay tres puntos ciegos que impiden que los líderes financieros reconozcan las cuentas por cobrar como un motor estratégico de crecimiento, lealtad del cliente y eficiencia del capital de trabajo. Al entrar en el nuevo año, es un buen momento para cambiar la narrativa.

Punto ciego n.° 1: el eslabón perdido entre la precisión de las facturas y la lealtad del cliente

Muchos equipos de finanzas ven las cuentas por cobrar a través de una lente interna centrada en la eficiencia departamental: ¿qué tan rápido podemos procesar las transacciones, cuánto cuesta cada factura y podemos cerrar más rápido?

Los compradores ven las cosas de otra manera. Desde su perspectiva, las cuentas por cobrar y todo el ciclo desde el pedido hasta el cobro determinan qué tan fácil es trabajar con usted como socio comercial. Las facturas con formato incorrecto, las entidades de facturación que no coinciden y las referencias de órdenes de compra faltantes son fuentes comunes de errores. En conjunto, crean fricciones evitables en las relaciones comerciales.

Los proveedores que eliminen esta fricción y se centren en mejorar sus procesos de pago verán mejoras significativas en la retención de compradores y en ingresos incrementales por cliente con el tiempo. Descubrimos que retener a un comprador comercial durante siete años aumentó los ingresos por cliente en un 150 %, saltando al 240 % después de diez años.

Como señaló un líder global en experiencia del cliente en una conferencia salón de pago más cercano En Nueva York, “Los esfuerzos de transformación y optimización de la tecnología no se están maximizando en parte porque no ponen a las personas a las que sirven absolutamente en el centro y no construyen alrededor de ellas”.

Para tal fin, crédito comercial Sigue siendo una de las herramientas de fidelización más eficaces en el comercio B2B. La empresa debe ofrecer condiciones de pago flexibles para el pago de facturas y entregarlas en el formato preferido del comprador. Cuando se emplea IA o cuentas por cobrar sin contacto, la alineación del comprador mejora aún más porque se reduce la fricción en los pagos. Los sistemas inteligentes reordenan automáticamente los datos de las facturas para que coincidan con las plantillas de órdenes de compra del comprador o verifican la entidad de facturación correcta antes de que la factura llegue al cliente. Estos ajustes aparentemente pequeños pueden evitar que se rechacen millones de transacciones y se retrasen los pagos, lo que puede tener un impacto significativo en el capital de trabajo.

Hay dos niveles de recompensa. Operativamente, le pagan más rápido y con menos disputas. Además, sus clientes más valiosos gastarán más con usted porque elimina barreras que otros proveedores no abordan. Esta ventaja de la relación puede volverse más compleja con el tiempo, pero comienza con los conceptos básicos correctos a nivel de factura.

Punto ciego n.º 2: cuando los retrasos en los pagos destruyen el capital de trabajo, trátelo como algo normal

Los retrasos en los pagos parecen normales porque son muy comunes. Los minoristas suelen negociar plazos de 120 días, mientras que los fabricantes suelen negociar plazos de 60 a 90 días. Cuando todos en su industria tratan con términos extendidos, los pagos más allá de esos términos comienzan a sentirse parte del panorama. para 86% de las empresasel 30% de las ventas de facturas mensuales aún están vencidas. Los equipos de finanzas suelen encontrar que entre el 20% y el 30% de las cuentas por cobrar tienen más de 30 días de atraso.

Aquí es donde la precisión de las facturas está directamente relacionada con la eficiencia del capital de trabajo. En un entorno de tasas de interés crecientes, cada dólar de retraso aumenta el costo del capital. La pregunta es: ¿cuántos retrasos se deben a disputas, rechazos y errores de ruta que una facturación precisa evitaría?

Las empresas con procesos inteligentes de cuentas por cobrar pueden reducir las cuentas por cobrar vencidas. Esta mejora proviene de la precisión en la fuente. La factura está completa, con el formato adecuado y enviada al destino correcto dentro de la organización del comprador. Cuantos menos errores haya, menos disputas habrá. Menos disputas significan pagos más rápidos. Pagos más rápidos significan pronósticos más confiables y una mejor gestión del capital de trabajo.

investigación de McKinsey Las investigaciones muestran que las empresas que integran análisis predictivos en sus procesos de pedido a efectivo pueden mejorar la eficiencia del capital de trabajo en un 30% o más en cuestión de semanas. La magnitud de la mejora no proviene de trabajar más en los procesos manuales. Se trata de eliminar la fricción que provoca los retrasos en primer lugar.

Un período de cobro promedio de 45 días puede ser aceptable cuando el estándar de la industria es de 60 días. Pero si Smart Accounts Received le permite extender ese tiempo a 30 días y al mismo tiempo reducir la variación del tiempo, habrá obtenido una ventaja.

Punto ciego n.º 3: cuando la IA logra predicciones, la eficiencia se detiene

El tercer punto ciego es tratar la automatización puramente como un proyecto de reducción de costos cuando permite una inteligencia predictiva que las operaciones manuales no pueden igualar. Investigación Las investigaciones muestran que el 86% de las empresas enfrentan regularmente hasta el 30% de las facturas de ventas mensuales con retraso, sin embargo, solo el 3% puede identificar con precisión las señales de alerta en el comportamiento de pago de los clientes. Esta brecha existe porque los procesos manuales de cuentas por cobrar no pueden detectar patrones marcados automáticamente por los sistemas de inteligencia artificial a escala.

Considere los primeros signos de dificultades financieras de un cliente: un comprador que normalmente paga una factura en su totalidad, de repente presenta un pago redondo ($7,000 en una factura de $10,897), o un cliente que siempre ha usado ACH de repente cambia a cheques en papel. Estos cambios de comportamiento a menudo indican estrés en el flujo de caja.

Cuando los sistemas de inteligencia artificial detectan automáticamente estos patrones, los líderes financieros pueden reforzar preventivamente la exposición crediticia, ajustar los planes de pago o volver a priorizar los esfuerzos de cobranza antes de que aumenten las pérdidas.

Este poder predictivo cambia la forma en que los equipos financieros operan estratégicamente. Esta transformación comienza con la redefinición de la automatización como un facilitador del crecimiento. Los equipos financieros que utilizan cuentas por cobrar inteligentes pueden superar a sus competidores al aprender de datos de transacciones agregados en todas las industrias y geografías y mejorar continuamente con cada ciclo de pago. También permite que el talento financiero se centre en iniciativas de crecimiento en lugar de en la entrada de datos y la correspondencia de pagos.

Próximos pasos para los líderes financieros en 2026

A medida que la volatilidad continúe hasta 2026, los líderes financieros necesitan un plan concreto que vaya más allá de las ganancias incrementales de eficiencia para poner la confiabilidad y la confianza en el centro de las operaciones financieras. Aquí está mi sugerencia:

1. Comience por evaluar los puntos de fricción de las cuentas por cobrar corrientes: determine qué puntos de fricción existen en el proceso de las cuentas por cobrar corrientes, qué relaciones con los clientes corren el riesgo de verse tensas según los términos crediticios existentes y qué intervenciones manuales pueden causar demoras o errores. La línea de base revela las oportunidades de automatización de mayor impacto y guía la priorización de inversiones en tecnología que se integran con los sistemas ERP existentes mientras mantienen la flexibilidad para las necesidades de los clientes.

2. Genere confianza y coherencia antes de que las facturas se conviertan en puntos de fricción: integre los sistemas de cuentas por cobrar directamente con los compradores clave para alinear previamente los formatos de factura, las estructuras de datos y los requisitos de entrega. Reducir la fricción en el origen mejora la confiabilidad y crea interacciones fluidas con los socios, manteniendo estable el comportamiento de pago incluso cuando los mercados se ajustan.

3. Pasar de cobros pasivos a una gestión proactiva de socios: implementar un monitoreo automatizado del riesgo crediticio a través de puntuación basada en el comportamiento para identificar tempranamente a los clientes en riesgo. Implemente análisis predictivos para detectar cuentas en riesgo de manera temprana, de modo que la participación proactiva se produzca cuando el soporte sea más importante, no cuando las relaciones ya sean tensas.

4. Establezca métricas para medir el rendimiento y la durabilidad de las relaciones: realice un seguimiento de la compresión de DSO, las tasas de pago a tiempo y las reducciones en los contactos manuales, y combínelos con métricas para la durabilidad de las relaciones bajo estrés y si eliminar la fricción mejora la disciplina de pago con el tiempo. Estas señales a menudo revelan resiliencia ante los indicadores tradicionales.

En el entorno actual, donde el capital de trabajo es importante todos los días, la automatización inteligente o sin intervención de las cuentas por cobrar proporciona una previsibilidad fundamental. Los procesos manuales, lentos y que requieren muchos recursos ya no son adecuados para los equipos financieros modernos. La automatización de las cuentas por cobrar sienta las bases para un flujo de caja estable, permitiendo a las empresas cobrar lo que se les debe a tiempo, en todo momento, mientras se redirige el talento financiero hacia iniciativas de crecimiento. A medida que más proveedores modernicen sus operaciones de cuentas por cobrar, aquellos que se retrasen enfrentarán una creciente brecha competitiva.

Sobre el autor

Joel Campbell clave pago trevide operaciones financieras y de tesorería, controles financieros, contabilidad legal, planificación y análisis financieros e iniciativas de mejora de procesos para optimizar el pedido al efectivo a través de la plataforma de pagos B2B totalmente administrada de TreviPay. Joel aporta más de dos décadas de experiencia en finanzas nacionales e internacionales con un profundo conocimiento de los mercados de pagos y capitales. Se unió a TreviPay en 2020.

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