Muchas organizaciones ven sus asentamientos e informes como actividades que son simplemente casillas de verificación, con inversiones solo como mínimo para mantener el cumplimiento. Pero las empresas que privan a estas funciones clave de backend pueden verse atrapadas frente a un entorno regulatorio más estricto.
En el reciente podcast de Paymentsjournal, el director comercial de Kani, Roger Binks y James Wester, co-cabeza de pagos en Jameseverin Strategy & Research, explora el status quo del backend, desafiando los desafíos que enfrentan las organizaciones y cómo las empresas pueden modernizar sus funciones de reconciliación e informes e informar en el centro de reguladores.
Una línea de base rastreable y consistente
La investigación de Kani ha encontrado tendencias significativas entre los líderes de pago. Solo uno de cada cuatro encuestados dijo que sus compañías están utilizando herramientas totalmente automatizadas, y muchas aún dependen de soluciones basadas en hojas de cálculo para resolver este complejo proceso.
Casi dos tercios de los encuestados también informaron errores de datos frecuentes durante el proceso de liquidación, que se espera que se vuelvan más caros y requieran mucho tiempo a medida que aumentan los requisitos de cumplimiento.
“El entorno regulatorio se está volviendo más normativo que nunca”, dijo Binx. “La salida del informe de liquidación no solo debe ser consistente, sino también ser rastreable. Si tiene un proceso manual allí, la solución que tiene que hacer para mantener consistente, lo cual es realmente difícil”.
“En el Reino Unido, la FCA está expandiendo los requisitos de resiliencia operativa en los pagos”, dijo. “Esto significa que la reconciliación diaria, el control en tiempo real y los procesos de grabación claros serán obligatorios. Serán el punto de referencia para los negocios de todos”.
A medida que las tareas de cumplimiento continúan creciendo, agregan presión a operaciones ya estresantes. El informe encontró que aproximadamente el 80% de los encuestados con frecuencia perdió la fecha límite del informe.
Estas dificultades permitirán que se tomen medidas intactas para modernizar la instalación de organizaciones.
“Cosas como asentamientos, informes, cumplimiento, etc. son cosas de las que todos hablamos, y hemos tenido mucho tiempo”, dijo West. “Hemos hablado sobre soluciones que se usan, sirvientes de bandas y soluciones y procesos manuales, y también sabemos que el cumplimiento regulatorio y todo lo que viene con él, que solo se está volviendo cada vez más complicado”.
“Es una pregunta conocida, y todos estamos hablando de eso, pero sigue siendo algo de lo que todavía estamos hablando en 2025”, dijo. “Estoy casi triste por eso. Es casi como, ‘¿Cuándo comenzamos a arreglar algunas de estas cosas, especialmente cuando sabemos que las regulaciones y el cumplimiento no se volverán mucho más complicados en el futuro?'”
Ahorrar 700 horas
Una de las razones por las cuales los procesos manuales y los problemas de informes persisten es que no son una prioridad para muchas organizaciones.
“Siempre que veas el camino (o algo así) de la manera (o algo así) a menudo miran lo que tienen que hacer y trabajan desde allí”, dijo West. “Es casi como si estuvieran tratando de encontrar la forma menos eficiente. Para mí, creo que lo miramos de la manera incorrecta”.
Las organizaciones deben reconocer que el proceso de informes produce una salida clave: datos. A través de esta lente, los asentamientos y los informes se convierten en activos valiosos que pueden proporcionar dividendos a través de información en profundidad sobre las operaciones.
Además del aumento de la visibilidad, el proceso de informes modernos también proporciona mejoras de eficiencia tangibles.
“Hicimos preguntas sobre cuánto tiempo las personas preparan datos, que se están preparando para el proceso de liquidación”, dijo Binx. “Descubrimos que el negocio de pago promedio en el Reino Unido tomó aproximadamente tres horas antes de preparar los datos, e incluso tenía un acuerdo. Debido a su proceso de liquidación diaria obligatorio (si lo resuelve), se tarda alrededor de 700 horas en el año en preparar los datos”.
“Lo que puedes hacer cada año considerando otros trabajos”, dijo. “Hay algunos números marcados por ahí que no podemos ignorar”.
Todo esta facturación
A medida que las organizaciones comienzan a actualizar sus procesos de backend, muchas enfrentarán antiguos dilemas de compras o construcción. Sin embargo, con el rápido crecimiento de la barra de cumplimiento, que está cambiando todos los días, las compañías que eligen construir soluciones enfrentan desafíos significativos.
Uno de los principales obstáculos para la vivienda es garantizar que la organización tenga los recursos adecuados: comenzar con las personas. Sin embargo, mantener un equipo de cumplimiento dedicado plantea su propio conjunto de preguntas.
“Depende de cómo esté estructurada la organización interna, que generalmente es la forma en que alrededor de un grupo específico, una persona específica o una unidad específica de una manera específica”, dijo West. “La capacitación suele ser muy ineficiente. Si esa persona termina irse, si el contador se retira, y son las personas que saben cómo se une todo, entonces se convierte en el proceso de desentrañar lo que está haciendo para que el proceso funcione”.
Además de formar el equipo adecuado, las organizaciones también deben tener la experiencia técnica y las capacidades de ingeniería para desarrollar soluciones internas. Esto suele ser una lucha: el 60% de las empresas encuestadas con soluciones internas informan que las limitaciones de recursos afectan directamente el crecimiento y la agilidad de su negocio.
Muchas de estas compañías también señalan que generar informes requiere mucho tiempo y que los sistemas operativos en múltiples canales de pago siguen siendo un desafío. Además, mantener soluciones internas es un proceso continuo que las organizaciones simplemente no tienen capacidad para emprender.
Debido a estos desafíos, pocas empresas buscan rutas internas. En la encuesta de Kani, menos del 10% de los encuestados dijeron que su compañía había construido su propio sistema.
“Si ya tiene todos estos cambios diferentes incorporados (incluso solicitudes internas), todos ellos se facturarán”, dijo Binx. “Todo se convierte en un proyecto en la lista con el que alguien tiene que lidiar. Si ese no es su negocio principal, de repente, será el negocio que construye y dirige un equipo de asentamiento, eso no está en el corazón de usted”.
El santo grial en el backstage
A pesar de los desafíos en los procesos internos, muchas organizaciones continúan dependiendo de ellas, a menudo porque no son conscientes de mejores alternativas.
“Creo que es uno de los problemas con las personas que cumplen o la acción, que a veces no saben sobre lo que está disponible”, dijo West. “Pero creo que a veces las operaciones y el cumplimiento de las personas no son buenos defensores de sus necesidades. A veces no tienen nada que ver con los ingresos, por lo que puede ser un poco difícil construir un caso comercial para soluciones como soluciones de backend”.
Las organizaciones que comienzan a explorar posibles soluciones pueden descubrir beneficios poderosos. Plataformas como Kani administran todos los aspectos del proceso de cumplimiento, incluido el mantenimiento y las actualizaciones continuas.
Otra ventaja de trabajar con proveedores es obtener conocimiento y experiencia colectivos en toda la cartera. Esto les permite mantenerse al día con los cambios regulatorios y mejorar activamente la plataforma.
“Se trata de agilidad operativa”, dijo Binx. “No es solo velocidad, control, trazabilidad y repetibilidad en los procesos en los que puede confiar. Si puede obtenerla, está en una buena posición, pero es un desafío”.
“Pensaré en deshacerse de Excel y sistemas manuales”, dijo. “Es hora de morder una bala. La gente solo necesita hacer ejercicio y aceptar el hecho de que viene en algún momento. El Santo Grial de la eficiencia del backstage está ahí, no tiene que construirlo usted mismo”.
