En el mejor de los casos, un proceso ineficiente de cuentas por pagar puede conducir a demoras en pagos o visibilidad limitada en gastos. En el peor de los casos, esto puede conducir a una mayor probabilidad de malentendidos y fraude de pago. Sin embargo, muchas organizaciones aún dependen de procesos AP obsoletos, es decir, relaciones con proveedores que mantienen el desarrollo comercial.
Marchelle Becher, jefa de desarrollo empresarial en B4B Payments, y Hugh Thomas, analista de pagos comerciales dirigidos en Javelin Strategy & Research, discutido en un podcast reciente de la revista de pagos, el papel de las tarjetas prepagas y virtuales en los pagos y cómo una plataforma de pago unificada optimiza los pagos de la cuenta.
Pegarse en sistemas obsoletos
Uno de los principales desafíos de muchos procesos AP es que aún dependen de las facturas manuales y requieren un alto grado de participación administrativa. También a menudo confían en sistemas aislados.
“Hay muchas empresas con múltiples cuentas o soluciones bancarias”, dijo Baker. “Está muy fragmentado. Estamos viendo un aumento en los errores de reconciliación en general, y todavía están utilizando métodos de pago anteriores como cables, cheques de escritura y ACH. Hoy, tenemos muchas otras soluciones para simplificar el proceso”.
Muchas compañías continúan utilizando programas obsoletos porque a pesar de sus defectos, en su mayoría son suficientes. Como resultado, las empresas eligen invertir su tiempo y recursos en otras áreas, como mejorar la experiencia del cliente.
Además, a menudo no está dispuesto a innovar en procesos que pueden afectar las finanzas de la organización y sus asociaciones. Estas preocupaciones han sido expandidas por un entorno regulatorio cada vez más estricto.
Sin embargo, a través de la experiencia como consumidor, las empresas y los proveedores son cada vez más conscientes de las nuevas tecnologías de pago. Con el aumento de los pagos digitales (comenzando a través de la aplicación y la resolución en tiempo real), muchos usuarios se preguntan por qué esta característica no está disponible en los pagos B2B.
“La experiencia de pago del consumidor está impulsando las expectativas en la experiencia de pago comercial”, dijo Thomas. “Definitivamente es un área obsoleta porque estás detrás de lo que la gente espera de la tecnología”.
De pie en agudo contraste
Estas tecnologías pueden traer grandes beneficios a los procesos AP. Por ejemplo, la flexibilidad de las tarjetas prepagas y virtuales contrasta con métodos de pago tradicionales, como transferencias bancarias y cheques en papel.
“Esto ciertamente reducirá el tiempo de retraso para procesar los pagos, las transacciones se resuelven de inmediato y el equipo financiero tiene visibilidad en tiempo real en el flujo de efectivo”, dijo Baker. “Las tarjetas prepagas y virtuales reducirán el tiempo que lleva escribir cheques, y hay más controles a su alrededor: puede enviar tarjetas virtuales que solo se usan en línea, o tal vez solo una tarjeta única”.
Las tarjetas virtuales se pueden configurar limitando, como en un empresario específico o una cantidad establecida, para mejorar el control y reducir el riesgo.
Del mismo modo, la característica clave de una tarjeta prepago es su capacidad para limitar la cantidad de dinero pagado. Con una tarjeta prepago digital, los gastos están disponibles de inmediato e incluso se pueden cargar en una billetera digital.
Con tarjetas virtuales y tarjetas prepagas, la organización conserva el derecho de recurrir en caso de errores o fraude. Por ejemplo, si el proveedor envía un orden corto o el contratista no completa el trabajo esperado, la compañía puede retirar o ajustar el pago.
El riesgo de fraude se reduce aún más porque la información de la cuenta bancaria no se intercambia cuando se usa una tarjeta virtual o una tarjeta prepago.
“La tarjeta se puede colocar por completo, por lo que nadie revela ninguna información financiera en ambos lados de las dos contrapartes, y ha agregado valor agregado potencialmente mitigando los objetivos de gestión de efectivo de compradores y vendedores”, dijo Thomas. “El comprador puede querer recibir el pago temprano; el vendedor quiere mantener el efectivo hasta más tarde. En la mayoría de los casos, puede tener un intermediario que equilibre estas necesidades de gestión de efectivo al usar una tarjeta virtual”.
Agrega más barandillas
Aunque las tarjetas prepagas y virtuales son adiciones poderosas a los pagos, no resuelven la fragmentación en el proceso AP por sí mismos. Es por eso que es importante que las empresas consideren una plataforma de pago B2B unificada.
Una plataforma de pago todo en uno elimina la necesidad de múltiples sistemas e inicios de sesión. También puede ahorrar la cantidad de tiempo que la organización pasa actualmente en el seguimiento manual y los procesos en papel.
“Uno de los beneficios de los pagos B4B es que nuestra aplicación puede capturar los recibos”, dijo Baker. “Miramos los asentamientos y miramos a las personas que tienen que recolectar recibos, firmar y enviarlos. Esto es un retraso con los retrasos”.
“Lo mejor de las plataformas de hoy es que puede pre-ordenar una tarjeta de tarifas y que el individuo puede tomar una fotocopia del recibo debido a una transacción en el punto de venta”, dijo. “Se puede cargar y tener en cuenta de inmediato para que ambas partes tengan una responsabilidad”.
Esta visibilidad en tiempo real extiende las operaciones en toda la organización y puede usar un portal único para auditoría e informes.
En muchas empresas, múltiples cuentas y sistemas bancarios generalmente vienen con múltiples usuarios. Gestionar el acceso a estos usuarios es otro punto de dolor: se puede aliviar mudándose a una plataforma unificada.
“En general, pone más barandillas que pueden ser tan amplias o estrechas como el negocio necesita”, dijo Baker. “Además, puede acceder a múltiples opciones de pago desde un portal. Si desea hacer una tarjeta ACh, prepago o virtual, pago en vivo, todo depende de su negocio y de lo que sea mejor para su proveedor o cliente. Es fundamental: puede acceder a cualquier cosa desde un punto central”.
Cuantos más procesos AP capturados en un solo sistema, menos será para los contadores de la organización. La oficina de finanzas puede usar este tiempo extra para evaluar de manera más efectiva las operaciones y, por lo tanto, tomar decisiones más estratégicas.
“Estás hablando de un montón de diferentes herramientas de pago móvil”, dijo Thomas. “Si están en una plataforma, puede comenzar a obtener consejos como: debe considerar una tarjeta virtual aquí porque puede mantener un pago adicional de 10 días en el libro en lugar de solo hacer un cheque basado en el tiempo de pago acordado o en cualquier caso en cualquier caso.” ” ”
Cumplimiento recto y estrecho
Estas ideas sobre las organizaciones pueden mejorar la eficiencia, pero también pueden mantener a las empresas compatibles y directas. Esto se está volviendo cada vez más difícil a medida que las empresas verifican y se esfuerzan por cumplir con las regulaciones contra el lavado de dinero conociendo su negocio y conociendo a sus clientes.
Cuando las organizaciones buscan plataformas que puedan unificar sus procesos AP, deben asegurarse de elegir socios que cumplan con los últimos estándares regulatorios en diferentes regiones. Una vez que tienen una plataforma que hace que las transacciones sean consistentes con las transacciones y la seguridad, pueden comenzar a centrarse en lo que más importa.
“Es muy importante que las empresas puedan entregarles todos los datos”, dijo Baker. “Ven tendencias, pueden administrar mejor los flujos de efectivo y fortalecer sus asociaciones comerciales”.
