Las organizaciones generalmente requieren que los empleados lleven a los clientes a almorzar o asistir a reuniones de la industria. Sin embargo, los procesos de gestión de gastos diseñados para respaldar estas funciones básicas a menudo son manuales, requieren mucho tiempo, propensos a retrasos, errores y abusos.
Susie Shytat, jefa de desarrollo comercial en B4B Payments, y Hugh Thomas, analista de pagos comerciales de Javelin Strategy & Research, discutieron los desafíos comunes que enfrentan las empresas en la gestión del gasto y cómo los pagos integrados pueden ayudar a simplificar este proceso ineficiente.
Tarifas reembolso versus tarjeta de la empresa
Uno de los problemas más comunes en el proceso de gestión de gastos es que se les pide a los empleados que usen sus propios fondos para pagar la empresa. Primero, esto significa que los empleados deben tener fondos suficientes, lo que puede ser un desafío para los costosos viajes de negocios que involucran boletos aéreos y alojamiento en el hotel.
Una vez que el empleado regresa, surge otro problema porque tiene que proporcionar documentación para sus gastos, que luego debe procesarse manualmente. Esto puede dar lugar a retrasos o errores en el reembolso. En el proceso, también existe un riesgo de abuso, en algunos casos, incluso inadvertidamente alentado en la gestión.
“En algunas de las compañías con las que hemos trabajado en el pasado, sus grupos de nivel C están promocionando la capacidad de ganar puntos y obtener recompensas con tarjetas personales, lo cual es un beneficio para los nuevos empleados”, dijo Shyatt. “Si bien el personal de recursos humanos y nómina y finanzas lo ve como un dolor de cabeza, no deben saber qué usar en todos los pagos”.
Estos desafíos en el reembolso de gastos han llevado a muchas empresas a adoptar tarjetas de compañía. Sin embargo, las tarjetas de crédito corporativas pueden presentar sus propios obstáculos.
“A finales de este mes, debe tomar este gran recibo y fotocopia y recuperarlo a aquellos que tienen que navegar todo y firmarlo”, dijo Thomas. “Crea mucho trabajo adicional para el departamento de impuestos por pagar. Crea un trabajo adicional para el departamento de nómina. Francamente, no tiene la misma manera segura o conforme que una empresa presenta sus propios gastos personales”.
Velocidad y visibilidad de incrustación
Entre todos estos puntos débiles, uno de los mayores obstáculos para simplificar el proceso de gestión de costos es que la organización no suele ser consciente de su ineficiencia real. Múltiples grupos dentro de la misma compañía pueden estar involucrados, lo que resulta en una solución manual fragmentaria donde los elementos se pierden fácilmente.
Como resultado, el proceso de gestión de gastos se vuelve frustrante no solo para el personal de la oficina de finanzas, sino también para el personal.
“Especialmente cuando la generación más joven ingresa a la fuerza laboral, están acostumbrados a todo en sus vidas personales”, dijo Shytatt. “Puede ir a un restaurante con 15 personas y luego una persona lo coloca en una tarjeta de crédito y en cuestión de segundos, todos pagan. Es confuso por qué cuando puedo comerciar en el sitio web y todo puede operar en el sitio web en segundos”.
La tecnología de pago es la razón de estas interacciones. Al igual que la innovación que permite a los compañeros de cuarto distribuir los pagos de alquiler sin problemas, los pagos integrados se pueden utilizar para pagar con precisión el alojamiento del hotel de los empleados. Además, las soluciones integradas pueden proporcionar a los empleados las herramientas que necesitan para pre-administrar actividades de gastos, lo que puede ayudar a aliviar las preocupaciones sobre los retrasos en los pagos.
La incorporación de pagos en los procesos de gestión de gastos también trae beneficios significativos a la organización. Si bien esta tecnología puede no reemplazar a los empleados, puede reducir el tiempo dedicado al personal financiero para procesar documentos de gastos, haciéndolos centrarse en tareas más estratégicas.
También proporciona a las organizaciones una mayor financiación de control. Cuando los empleados usan fondos personales para pagar los gastos, a menudo hay una falta de transparencia y de dónde provienen estos fondos.
Además, la visibilidad del proceso de gestión de gastos a menudo aumenta, ya que estas soluciones permiten a las organizaciones administrar empleados y pagos salientes en una plataforma.
Muchas soluciones también admiten tipos de pago más rápido o instantáneo, y los pagos en tiempo real no solo hacen que el destinatario también sea beneficioso para la organización.
“Cuando usa estas soluciones integradas o herramientas de gestión de gastos, puede brindarle una mejor capacidad para mantener el capital de trabajo y una mejor comprensión de cómo se ve desde una perspectiva de flujo de efectivo”, dijo Shytatt.
Eliminar obstáculos inercia
Aunque hay beneficios obvios para adoptar pagos integrados durante la gestión de gastos, muchas organizaciones se preocupan de que la integración sea demasiado costosa o sobrecarga al equipo de TI.
Sin embargo, con el aumento de la tecnología de pago integrada, el mayor obstáculo para simplificar el proceso a menudo es la resistencia al cambio.
“La inercia es posiblemente el mayor obstáculo”, dijo Thomas. “Si no hay inercia en el mundo, todavía no habrá pagos de cheques en los Estados Unidos, y expertos como yo han estado hablando de los pagos de cheques siempre que yo haga el negocio. Estas cosas no cambian de la noche a la mañana. No necesariamente cambian durante unos años, lo que es principalmente un factor en los negocios de las personas”.
Si bien muchas empresas se centran en las operaciones diarias, los beneficios de la gestión de gastos modernos hacen que valga la pena trabajar para salir de su zona de confort.
“En muchas de las empresas con las que trabajamos, los pagos no son su negocio principal, sino solo parte de sus operaciones comerciales”, dijo Shyatt. “Les parece que al mirar estas grandes soluciones integradas y considerar agregar todas esas partes a lo que hacen hoy, podría ser un poco difícil cuando no era el negocio principal que conocían”.
Soluciones de buceo en profundidad
El primer paso para estas organizaciones es profundizar en sus procesos de gestión de gastos. Deben hablar con el personal de las cuentas por pagar y la nómina y cualquier empleado que participe regularmente en el programa de reembolso de gastos. El tejido puede identificar los puntos débiles reales en el proceso actual.
A continuación, las empresas deben buscar soluciones que puedan satisfacer estas necesidades. Esto puede incluir evaluar si la plataforma puede integrarse con los sistemas existentes o encontrar soluciones que proporcionen capacidades de informes de cumplimiento más fuertes.
Las organizaciones también deben evaluar si necesitan usar múltiples tipos de pago (como tarjetas de pago, ACHS o rieles de pago en tiempo real) para optimizar sus procesos de gestión de gastos. Otra consideración es si necesitan una plataforma que pueda admitir pagos en múltiples monedas.
Una vez que la organización ha identificado sus necesidades, puede comenzar a abordar las ineficiencias en esta función crítica.
“Muchas veces, especialmente en niveles C más altos, creemos que sabemos cuál es el problema, cuál es el dolor de cabeza, pero no nos tomamos el tiempo para obtener malas hierbas y realmente lo resolvimos”, dijo Shyatt. “Se remonta a conocer sus propios puntos de dolor. Saber exactamente lo que necesita no solo ayuda a ser eficiente dentro de la empresa, sino que también le ayuda a ahorrar costos porque estas personas van de la mano”.
