Por qué el fraude en los pagos es ahora una prioridad para los directores financieros

Las herramientas de automatización de cuentas por pagar pueden ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia, pero la mayoría no ayuda a los directores financieros de hoy a abordar varios de los desafíos más apremiantes que enfrentan. Estos incluyen:

• Reducir costos en medio de presupuestos ajustados
• A medida que las amenazas digitales se intensifican, protéjase contra el fraude
• Financiar la innovación sin añadir personas ni riesgos

Estos problemas son particularmente apremiantes en industrias de alta transacción como el transporte por carretera y la construcción. La empresa gestiona miles de facturas a la vez y transfiere pagos a diario. Cada acción manual añade costos, retrasos y riesgos.

Las operaciones Lean Finance de Yooz brindan al director financiero de hoy un marco para abordar los tres problemas simultáneamente. Es un enfoque para rediseñar los procesos financieros en torno a la velocidad, la visibilidad y la inteligencia. Esto puede ayudarle a transformar las cuentas por pagar de un cuello de botella a un motor estratégico de crecimiento: exactamente lo que los directores financieros necesitan lograr hoy para ofrecer un valor superior.

¿Qué son las operaciones financieras ajustadas?

Lean Financial Operations toma su nombre de conceptos similares en fabricación y mejora continua. El objetivo es ayudar a los equipos a eliminar el desperdicio y maximizar el retorno de sus esfuerzos. En el mundo de los pagos, esto significa:

• Minimice la entrada de datos manual y las aprobaciones en papel
• Incorpore la detección de fraude en cada transacción
• Digitalice los flujos de trabajo para lograr una transparencia de extremo a extremo
• Impulsar la mejora continua a través de circuitos de retroalimentación de inteligencia artificial

Esto puede ayudar a su equipo financiero a pasar de una resolución reactiva de problemas a un desarrollo de estrategias más proactivo. Es un proceso de mejora continua que aumenta la eficiencia con el tiempo con menos aportación humana. Esto libera a sus expertos para que puedan aportar valor adicional a la empresa en otros aspectos, lo que brinda a los directores financieros un mayor retorno de sus inversiones en automatización financiera.

Luche contra el fraude con herramientas más inteligentes

El riesgo de fraude está aumentando. 2024, 79% de las organizaciones experimentó al menos un intento de fraude de pago, que es el nivel más alto registrado. Pero los sistemas AP tradicionales a menudo no logran detectar estos problemas hasta que es demasiado tarde. Los sistemas Lean pueden ayudarle automáticamente a defenderse:

• Marcar entradas duplicadas y sospechosas en tiempo real
• Verifique automáticamente las credenciales del proveedor con una base de datos confiable
• Resalte patrones de pago inusuales antes de gastar los fondos
• Utilice banderas para identificar documentos que indiquen que han sido manipulados.
• Dar tiempo al personal y a los gerentes de AP para que puedan revisar los proveedores y las facturas en busca de signos de fraude.

El fraude es cada vez más difícil de detectar a medida que las herramientas de inteligencia artificial facilitan la generación de falsificaciones perfectas. Para los directores financieros, la solución es implementar su propia versión de IA como contramedida. Esto le ayuda a ir más allá de la inspección superficial y analizar elementos como metadatos de documentos y capas de PDF, lo que le permite detectar manipulaciones y facturas falsas más rápidamente. Las organizaciones necesitan estas herramientas más inteligentes para mantenerse al día con los métodos más inteligentes que utilizan los estafadores en la actualidad.

Resultados del mundo real: transporte por carretera y construcción

Además de ayudar a las organizaciones a combatir el fraude, Lean Financial Operations ya está haciendo que las empresas de industrias como el transporte por carretera y la construcción sean más eficientes. Por ejemplo, un concesionario de camiones de tamaño mediano utilizó el marco para:

• Reducción de errores de factura en un 90%.
• Reasignar un contador a tiempo completo a tareas de mayor valor.
• Aumente la confianza de los proveedores y acelere el reabastecimiento con un proceso de pago integrado más confiable.

El resultado de este negocio son ciclos de pago más rápidos y menos disputas. Esto les da más tiempo para analizar costos y elaborar estrategias, liberando experiencia interna para generar valor adicional. Las empresas constructoras están viendo beneficios similares, que incluyen:

• Acelere la aprobación de facturas y simplifique el proceso de conciliación
• Obtenga una visibilidad más profunda de las métricas financieras proyecto por proyecto en tiempo real
• Mejore los controles de fraude y el seguimiento del cumplimiento para respaldar las auditorías de fianzas y seguros.

En última instancia, los sistemas lean ayudan a las empresas a extraer más valor del proceso de AP. Transforman la funcionalidad de simples casillas de verificación en funciones que ayudan a su empresa a alcanzar objetivos más amplios. La automatización tradicional de AP solo mejora la eficiencia.

Más allá de la eficiencia: plataforma de financiación estratégica

La automatización tradicional de cuentas por pagar puede ayudar a las empresas a hacer más con menos. Las operaciones financieras ajustadas también pueden ayudarles a trabajar mejor. Por ejemplo, cuando AP se vuelve más confiable y eficiente, los directores financieros tienen más libertad para centrarse en resultados estratégicos como:

• Gestione de forma más proactiva el riesgo, el efectivo y el cumplimiento
• Optimice aún más el capital de trabajo
• Mayor gasto gestionado en todas las unidades de negocio
• Proporcionar informes más detallados y en tiempo real a los miembros de la junta directiva y a los inversores.

Este cambio también puede mejorar la moral de los empleados. Permite a sus profesionales financieros centrarse en un trabajo significativo y de alto impacto en el que puedan generar valor, alejándose del ingreso de datos y buscando firmas para operar más como analistas. Esto puede mejorar la retención de empleados y facilitar la atracción de talentos de alto nivel. Este es otro ejemplo de cómo las herramientas inteligentes pueden convertir AP en un motor de crecimiento.

Los directores financieros de hoy enfrentan desafíos más complejos que los que la automatización tradicional de cuentas por pagar puede resolver. En una era de fraude creciente, la seguridad, la velocidad y la escalabilidad se han convertido en elementos cada vez más importantes de una función de pagos exitosa. Las operaciones financieras ajustadas ofrecen un camino a seguir. Representa un cambio en la forma en que las organizaciones modernas gestionan los pagos, ayudando a los directores financieros a combatir el fraude mientras aumentan la eficiencia, brindan conocimientos más profundos y preparan a sus empresas para la siguiente fase de crecimiento.

Sobre el autor

Juan Gronan es un ejecutivo experimentado con doble especialización en finanzas y justicia penal de la Universidad de Arkansas. Tiene más de 25 años de experiencia en finanzas, operaciones, ventas y fusiones y adquisiciones. Anteriormente se desempeñó como director financiero de Sightline Payments y VPay y ahora se desempeña como director financiero global de Yooz, liderando la estrategia financiera.

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