Cuando las cooperativas de crédito buscan formas de mejorar sus servicios de membresía, los sistemas de contabilidad pueden no ser lo primero que me viene a la mente. Pero cuando Texan Credit Union mejoró su plataforma de contabilidad, los beneficios de toda la organización cayeron en toda la organización: ahorrar dinero, simplificar las operaciones e incluso aumentar la moral.
En el podcast de Paymentsbournal de la primera ministra de Texans Credit Union, Tracy Montez, Lachrisha Dourisseau, vicepresidenta de firmas de consultoría de soluciones de Fiserv, comparte el alcance detrás de escena, explorando su migración a la nueva plataforma de cuentas. James Wester, quien es el James Wester, que está copatrocinado de pagos en Javelin Strategy & Research, dio más información sobre la discusión.
Un proceso tedioso
Con $ 2.2 mil millones en activos y más de 130,000 miembros, Texas Credit Union está ansioso por mejorar la prestación de servicios. En 2020, el liderazgo comienza a explorar formas de escalar las operaciones para aumentar la eficiencia y la velocidad. Con la nueva carta comunitaria, pueden servir a todos los Texas, y la cooperativa de crédito de Texas también se ha centrado en el crecimiento.
“Una cosa que quiero es un sistema de libro mayor actualizado”, dijo Montez. “Si bien el libro mayor general es perfecto para manejar préstamos y depósitos, no son contadores en mente, por lo que las cosas toman muchos clics y mucho tiempo. Continuamos viajando para encontrar productos para ayudarnos”.
Según los sistemas heredados, compartir informes financieros con CFO significa exportar datos a Excel. Si hay una diferencia, el contador debe rastrear manualmente cada línea, determinar los componentes combinados de las cuatro cuentas GL, dividir la diferencia en los números, aislar la diferencia y luego estudiar las fuentes dentro del libro mayor.
“Se podría pensar que las instituciones financieras serán el lugar más nuevo y mejor para tener”, dijo West. “Pero, por lo general, son las personas en el backstage las que tienen que hacer”.
Ingrese Prologue Financials
Para abordar estos y otros desafíos, Texas Credit Unions adoptaron Prologue Financials, el sistema de contabilidad de Fiserv. El flujo de trabajo en el preámbulo ahorra tiempo y mejora la eficiencia en toda la organización.
Anteriormente, eran unos cinco días desde el final del libro. Ahora, siempre están cerrados en un cuarto. Se entregan cuando se necesitan tres días de cierre (como Acción de Gracias).
“Es mucho más fácil obtener los informes que necesitamos para equilibrar al libro mayor en las cuentas por pagar”, dijo Montez. “Esto ayuda con nuestra revisión mensual. Cuando estaba trabajando en puestos financieros con el CFO, si tenía preguntas sobre la diferencia, planteamos el prólogo al sitio para ver qué causó la diferencia”.
No se trata solo de eficiencia, sino también de la moral. Después de todo, a nadie le gusta la contabilidad excepto un contador.
“No puedo decirte cuántos gerentes me dicen cuánto les gusta el flujo de trabajo de la AP porque ahorra mucho tiempo”, dijo Montez. “Las personas convierten las facturas más rápido porque no tienen que asignar una hora para aprobar todas las facturas”.
Convertir experiencia
Texans CU termina convirtiéndose en enero (generalmente uno de los meses de contabilidad más activos), pero aún así logra cerrar los libros de enero dentro de los cinco días habituales.
“Tenemos una gran experiencia de conversión”, dijo Montez. “Los datos están limpios y nos ayudaron en un lugar experimentado. Nos permitió agregar muchos procesos y GLS nuevos que podemos conciliar sin agregar a nadie. No fue hasta la segunda mitad de 2024 que agregamos otra persona a nuestro equipo, y creo que si nos unimos a nuestro antiguo sistema de contabilidad universal, podríamos tener que agregar esa persona antes de ese programa”.
Otra ventaja para las cooperativas de crédito de Texas es darse cuenta de cuánto tiempo pasan en tareas manuales. Una vez que estos procesos están automatizados, el trabajo se vuelve más fácil. Y, al trabajar de forma remota, ya no es práctico caminar hasta el archivador para buscar archivos. Ahora, todo está en la computadora.
Vale la pena invertir
No considere el sistema de contabilidad general en las instituciones financieras como un centro de costos. Piense en ello como una inversión en la capacidad de una cooperativa de crédito o banco para expandir y construir nuevos productos.
La banca no se volverá cada vez menos. Las instituciones financieras en el backend moderno serán mejores para la expansión, la expansión y la competencia.
“No tengas miedo de soñar que es mejor que tú”, dijo Montez. “Piense en cómo cambiará su vida, qué puede hacer, no la tarea monótona que está haciendo hoy. A nadie le gusta hacer la conversión, pero prometo que vale la pena”.
“El uso del prólogo una vez más hace que la contabilidad sea interesante. Si bien la función contable es un centro de costos, puede agregar un valor tremendo a la organización, haciéndolo más eficiente, eficiente, más rápido, más rápido, racionalizado y más poderoso. Permite a las personas adineradas en la función contable para proporcionar competitividad en gran medida, y puede hacer que estos competitivos compitititios y hacer estos proyectos competitivos y que pueda proporcionar cualquier competencia para la industria”.
