Señales de que su organización necesita inspecciones automáticas de la OFAC

Es lunes por la mañana y su equipo de finanzas está luchando para lidiar con la montaña de pagos de proveedores que deben procesarse antes de que finalice el día. Como parte de sus responsabilidades de cumplimiento, cada nuevo proveedor y cada pago deben compararse con la lista de Nacionales Especialmente Designados (SDN) de la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC).

Sin automatización, esto significa iniciar sesión manualmente en bases de datos gubernamentales, copiar y pegar nombres de proveedores e interpretar coincidencias línea por línea. El proceso lleva mucho tiempo, es propenso a errores humanos y frustrante para todos los involucrados. El riesgo de no señalar una entidad o de retrasar el pago siempre pende sobre el equipo.

Por qué las inspecciones y la evaluación de sanciones de la OFAC son más importantes que nunca

La política global ha hecho que el cumplimiento de las sanciones sea un tema de primera plana. Los conflictos geopolíticos, las restricciones comerciales y los rápidos cambios regulatorios han aumentado el número de personas y organizaciones sancionadas en todo el mundo. De hecho, solo en 2023, la OFAC agregó más de 2.000 personas y entidades a su lista de sanciones, y ese número sigue creciendo debido al conflicto y la inestabilidad global.

Las empresas de todos los tamaños, ya sea que operen a nivel nacional o internacional, están bajo presión para asegurarse de no hacer negocios accidentalmente con entidades prohibidas. Los reguladores están intensificando sus esfuerzos para hacer cumplir la ley, y las multas por infracciones son cada vez mayores y más públicas. En este entorno, las organizaciones que dependen de procesos manuales no sólo son ineficaces; Están expuestos al peligro.

Las inspecciones automatizadas y la evaluación de sanciones de la OFAC garantizan que los programas de cumplimiento puedan mantenerse al día con la velocidad y la complejidad de las sanciones globales.

Bandera roja: señales de que necesita la automatización de la OFAC ahora

Si reconoce alguno de estos, es hora de actuar:

1. Su inspección de la OFAC puede retrasar la incorporación de proveedores o retrasar los ciclos de pago. Esto no sólo es frustrante para los proveedores, sino que también puede tener efectos en cadena en toda la cadena de suministro. Con el tiempo, estos retrasos erosionan la confianza y afectan la competitividad.

• Las auditorías de cumplimiento requieren una lucha para recopilar documentación. Esto aumenta la presión de las auditorías, desperdicia tiempo valioso del personal y señala a los reguladores que los controles son débiles.

• El equipo se basa en hojas de cálculo, correos electrónicos o búsquedas manuales para completar las comprobaciones. Estos métodos son propensos a errores humanos y producen registros fragmentados que no resisten el escrutinio regulatorio.

• La responsabilidad de cumplimiento recae en uno o dos empleados sobrecargados. Si estos empleados no pueden trabajar, todo el proceso podría detenerse, poniendo en riesgo a la organización.

Qué es una solución de inspección automatizada de la OFAC y cómo funciona

Imagine reemplazar horas de tediosas inspecciones manuales con una red de seguridad de cumplimiento perfecta y siempre activa. Las soluciones de verificación automatizadas de la OFAC se integran directamente en el flujo de trabajo de pagos e incorporación de proveedores de una organización, por lo que la verificación se realiza automáticamente en segundo plano. En lugar de buscar manualmente en las listas SDN, el sistema filtra instantáneamente los datos de los proveedores contra la OFAC y otras listas de vigilancia globales a medida que se ingresa la información.

Si existe una coincidencia, el sistema la marca en tiempo real y proporciona alertas y documentación para ayudarle a investigar rápidamente. Esto elimina las conjeturas, garantiza la coherencia y crea un registro de actividades de cumplimiento listo para auditoría. Para las organizaciones bajo escrutinio regulatorio, esta capacidad convierte el cumplimiento de una carga en una ventaja estratégica.

Un día en la vida de la automatización

Ahora imagine un lunes por la mañana diferente, uno con cumplimiento en cada paso del camino. Cola de pagos, cotejo de facturas y selección automática de proveedores basada en listas de la OFAC en segundo plano. Cualquier posible coincidencia se marca inmediatamente para su revisión, mientras que todas las demás transacciones se realizan sin demora.

Los equipos de cumplimiento pueden centrarse en resolver excepciones en lugar de dedicar horas a inspecciones manuales. Los ciclos de pago son más rápidos, la exposición al riesgo es menor y su organización tiene la confianza para cumplir con los requisitos reglamentarios.

La diferencia es el día y la noche: en lugar de reaccionar ante los desafíos de cumplimiento, los equipos de una organización están protegidos de forma proactiva.

El costo del incumplimiento

Cuando las organizaciones no cumplen con los requisitos de la OFAC, las consecuencias pueden ser graves. Incluso en el caso de violaciones no intencionadas, las sanciones civiles pueden ascender a millones de dólares. En 2023, varias empresas medianas pagaron más de 1 millón de dólares en multas por controles de detección inadecuados.

El daño a la reputación es otra consecuencia duradera: una vez que su organización se vincula públicamente con una entidad sancionada, puede ser un largo camino para reconstruir la confianza con los clientes, proveedores y reguladores. Los procesos manuales también añaden costos ocultos, incluidos pagos más lentos a los proveedores, mayor agotamiento de los empleados y oportunidades perdidas para construir relaciones más sólidas con los proveedores.

El costo del incumplimiento o del cumplimiento deficiente es mucho mayor que el de la automatización.

Ventajas de las soluciones de inspección automatizadas de la OFAC

El cumplimiento es algo más que simplemente evitar sanciones. Se trata de generar resiliencia, ganarse la confianza y garantizar la continuidad del negocio. Las inspecciones manuales dejan lagunas que los reguladores, los auditores e incluso los proveedores de la organización eventualmente notarán. Al automatizar la evaluación de la OFAC, las organizaciones no solo evitan multas sino que también obtienen ventajas estratégicas que tienen efectos en cadena en toda la organización.

Los beneficios van mucho más allá del cumplimiento. Afectan la eficiencia, la reputación e incluso las relaciones con los proveedores, impulsando el éxito a largo plazo.

• Reducir el riesgo de incumplimiento. Al automatizar las verificaciones de la OFAC y otras listas de vigilancia, las organizaciones pueden minimizar el potencial de costosas infracciones y sanciones. Los reguladores son cada vez más intolerantes con la defensa de “no sabíamos”, por lo que la automatización proporciona una tranquilidad fundamental. También ayuda a evitar daños a la reputación causados ​​por la asociación con entidades sancionadas, que pueden durar mucho tiempo después de que se paga la multa.

• Ahorra tiempo. La automatización elimina la necesidad de realizar búsquedas manuales repetitivas, lo que permite a los empleados centrarse en trabajos de mayor valor. Los equipos que pasan horas buscando pueden reasignar su tiempo a la reducción del fraude, la gestión de las relaciones con los proveedores o la planificación estratégica. El ahorro de tiempo acumulado de docenas o cientos de inspecciones por mes puede traducirse en importantes ganancias de productividad.

• Precisión mejorada. Los sistemas automatizados aplican los mismos controles cada vez, lo que reduce el riesgo de error humano y supervisión. A diferencia de los procesos manuales que varían de persona a persona, la automatización garantiza la coherencia en toda la organización. Esta coherencia genera confianza con los reguladores y demuestra una sólida cultura de cumplimiento.

• Mejor preparación para la auditoría. Al registrar y documentar cada inspección, su organización puede proporcionar a los reguladores y auditores un seguimiento claro del cumplimiento. Generar informes de auditoría lleva minutos en lugar de días, lo que reduce el estrés durante la auditoría. Este nivel de transparencia demuestra a las partes interesadas internas y externas que sus procesos de cumplimiento son sólidos y confiables.

• Mejorar las relaciones con los proveedores. Aprobaciones más rápidas y menos retrasos significan que los proveedores pueden incorporarse y pagarse más rápido, lo que aumenta la confianza y la satisfacción. Los proveedores notarán que los pagos se procesan sin contratiempos innecesarios, lo que creará asociaciones más sólidas a largo plazo. Con el tiempo, unas relaciones más fluidas con los proveedores pueden incluso mejorar la posición negociadora de una organización y aumentar la resiliencia de la cadena de suministro.

Consideraciones clave al evaluar las soluciones de inspección automatizadas de la OFAC

Elegir la solución adecuada es tan importante como decidirse por la automatización en primer lugar. No todos los sistemas son iguales y las decisiones equivocadas pueden dejar lagunas en la estrategia de cumplimiento de una organización.

• Capacidades de integración. ¿Se conecta perfectamente con sus sistemas existentes (planificación de recursos empresariales, portal de incorporación de proveedores y plataforma de pagos)? Los sistemas que requieren la entrada repetida de datos ralentizan los equipos y reducen la adopción. Busque soluciones que se conecten directamente a los flujos de trabajo existentes sin interrumpir las operaciones diarias.

• Cobertura más allá del alcance de la OFAC. ¿Habrá evaluaciones comparadas con otras listas de sanciones, listas de personas políticamente expuestas (PEP) y listas de vigilancia global? Centrarse únicamente en la OFAC puede no satisfacer los requisitos de gestión de riesgos de una organización. La cobertura global garantiza que las organizaciones estén protegidas independientemente de dónde operen sus proveedores o socios.

• Alertas en tiempo real. ¿Marca inmediatamente posibles coincidencias para que el equipo pueda actuar rápidamente? Las alertas retrasadas pueden hacer que los pagos se desvíen antes de que se descubra un problema. Las notificaciones en tiempo real permiten a los responsables de cumplimiento responder antes de que los riesgos se conviertan en responsabilidades.

• Informe de preparación para la auditoría. ¿Puede el sistema generar informes de cumplimiento y mantener registros de inspección claros? Los seguimientos de auditoría no deberían requerir trabajo adicional por parte de su personal; deberían estar integrados en el sistema. Esta capacidad no sólo satisface los requisitos de los reguladores sino que también simplifica la supervisión interna.

• Fácil de usar. ¿Es la interfaz lo suficientemente intuitiva y sencilla para que los empleados de todos los departamentos la adopten rápidamente? Si los empleados se niegan a utilizar herramientas complejas, se convierten en estanterías. Los mejores sistemas combinan una potente funcionalidad con un diseño fácil de usar para fomentar una adopción generalizada.

• Escalabilidad. A medida que la base de proveedores se expande y los requisitos regulatorios cambian, ¿puede la solución soportar el crecimiento? Los sistemas que funcionan hoy pero que no se escalan mañana ponen en riesgo a las organizaciones. Elija tecnologías que puedan evolucionar para garantizar la preparación para el cumplimiento en los años venideros.

pensamientos finales

En el entorno regulatorio actual que cambia rápidamente, el cumplimiento manual de la OFAC es demasiado arriesgado. A medida que se amplían las listas de sanciones y se intensifica su aplicación, las organizaciones que se quedan atrás en automatización se exponen a riesgos innecesarios. Las recientes acciones de aplicación de la ley demuestran que los reguladores exigen responsabilidades a las empresas independientemente de su tamaño o intenciones, y los proveedores esperan una incorporación más rápida y fluida que nunca.

La buena noticia es que automatizar la evaluación de la OFAC es más fácil de lo que muchas organizaciones creen. Al implementar las soluciones adecuadas, las organizaciones no solo pueden protegerse contra sanciones, sino también optimizar las operaciones, proteger la reputación y permitir que los equipos se concentren en las prioridades estratégicas. La diferencia entre el cumplimiento manual y automatizado es la protección contra los riesgos más apremiantes de la actualidad. Ahora es el momento de actuar.

Sobre el autor

Phil Bink es el director general Red de operaciones financieras (FON) es el desarrollador de VendorInfo, InvoiceInfo y el Centro de Excelencia para la Gestión de Información de Proveedores, una plataforma líder de software como servicio que permite a los equipos financieros incorporar, verificar y gestionar proveedores con confianza, reducir costos y riesgos y mejorar el cumplimiento.

Antes de fundar Financial Operations Networks, Phil se desempeñó como director ejecutivo de PayTECH, una plataforma líder en procesamiento de facturas electrónicas, pagos y análisis de gastos que respalda a empresas como Oracle, Cisco, The Gap, Charles Schwab, JP Morgan Chase y NCR. Bajo el liderazgo de Phil, PayTECH procesa y paga más de 100 millones de facturas al año.

En 2002, FON fundó Accounts Payable Network (TAPN), que ha crecido hasta convertirse en la organización de certificación y capacitación en cuentas por pagar más grande del mundo.

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